«Recuerde que no basta con decir una cosa correcta en el lugar correcto, es mejor todavía pensar en no decir algo incorrecto en un momento tentador.» Benjamin Franklin.
El correo electrónico o email es una herramienta que se ha convertido en un elemento fundamental de comunicación en nuestro tiempo. Por ello es fundamental cuidar la forma en que redactamos los mensajes que enviamos, sobre todo en ámbitos empresariales.
Con una correcta comunicación por email se consigue:
- Causar una buena impresión en nuestro interlocutor.
- Evitar malos entendidos
- Organizar y gestionar mucho mejor nuestro tiempo.
Para conseguirla es preciso tener en cuenta una serie de consideraciones que determinarán la percepción que se lleve el receptor cuando lea el email. Esta percepción, como casi siempre, condicionará el desarrollo de la relación y la efectividad del mensaje.
A continuación planteo 10 puntos esenciales a la hora de redactar emails correctamente, divididos en tres apartados:
INICIO
- El asunto del mensaje es un elemento esencial que permite hacerse una idea del texto que se va a leer, además ayuda a filtrar la lista de mails. Se puede considerar una falta de educación dejar este espacio en blanco y en muchas ocasiones evitamos abrir correos sin asunto si no recordamos al emisor.
El asunto facilita también la recuperación de mensajes guardados si se utiliza con corrección.
En caso de email marketing, es fundamental que incluyamos en este campo una frase original y atractiva que invite a la lectura del mensaje. Además de obviar determinadas palabras que pueden hacer que el correo se convierta en SPAM (Correo no deseado) tales como gratis, promoción, regalo…
Adapta siempre el asunto al contenido del mensaje, sobre todo cuando intercambiamos multitud de emails con la misma persona y pulsamos continuamente la opción responder, por lo que el asunto comenzará con las letras Re:… (Cuida los pequeños detalles)
- Comienza el correo con un saludo inicial, adaptado a la situación (ten en cuenta quien es el destinatario del mismo) y trata de personalizar siempre el mensaje llamando al receptor por su nombre. En caso de intercambiar varios correos con una misma persona “a modo de chat” no es necesario saludar en cada uno de ellos.
CONTENIDO
- Recuerda que estás comunicándote de forma escrita ya que podemos causar una mala impresión en el receptor si no nos ponemos en su lugar. Esto se debe principalmente a que no existe un canal en el que trasmitir nuestras emociones. Por lo tanto tomate tú tiempo a la hora de redactar el escrito para evitar parecer enojado, agresivo o pedante.
- Cuida con esmero la ortografía y la gramática, utiliza frases cortas, evita escribir textos excesivamente largos y separa los párrafos. Para facilitar la compresión del mensaje resalta determinadas palabras en negrita. No escribas nunca en mayúsculas, implica gritar y es de mal gusto, y tampoco utilices los subrayados ya que pueden confundirse con links (enlaces)
- No escribas un correo que te pueda poner en un compromiso más adelante, nunca sabes quién acabará abriendo tus mails.
- Es aconsejable comprobar la apariencia de tus mensajes en texto plano ya que muchos servidores de correo no aceptan texto en html y por lo tanto su contenido no se leerá correctamente.
ENVÍO
- Firma siempre cada correo con tu nombre y los datos básicos de contacto, permite que el receptor pueda ponerse en contacto por otras vías además de obtener, mediante las webs, más información.
- Asegúrate de revisar el contenido antes de enviar el mensaje, por lo que es aconsejable incluir la dirección del receptor una vez revisado el texto para evitar mandarlo por error antes de tiempo.
- Cuidado con incluir a determinados contactos en las tediosas cadenas de mensajes, es molesto y trasmite muy mala imagen.
- Siempre que enviamos un mensaje a varios receptores sin relación entre ellos pon las direcciones en oculto para evitar el correo no deseado.
EN DEFINITIVA…
La comunicación mediante el email es una herramienta que debemos cuidar si deseamos alcanzar los objetivos pretendidos para ello:
- Ponte en el lugar del receptor del mensaje.
- Adáptate a las características de la comunicación escrita teniendo en cuenta sus ventajas e inconvenientes.
- Cuida los pequeños detalles
Sergio Bernués Coré
@sbernues